Leistungen unserer WEG-Verwaltung
EIGENTUM-DIREKT nimmt Eigentümern und Verwaltungsbeiräten die operative Verwaltungsarbeit ab und sorgt für klare, nachvollziehbare Abläufe.
Wichtige Informationen werden aktiv kommuniziert, Unterlagen digital bereitgestellt und notwendige Maßnahmen strukturiert vorbereitet. Beide Geschäftsführer bleiben direkte Ansprechpartner und sind regelmäßig am Objekt präsent.
Digital vor Ort.
Robert Medic und Thorsten Lenz, Geschäftsführer und zertifizierte Verwalter nach § 26a WEG
Was Eigentümer und Beiräte von uns erwarten können
Persönliche Verantwortung
Beide Geschäftsführer arbeiten operativ in der Verwaltung mit und stehen Ihrer Gemeinschaft als direkte Ansprechpartner zur Verfügung.
Thorsten Lenz betreut schwerpunktmäßig kaufmännische, buchhalterische und technische Aufgaben. Robert Medic verantwortet insbesondere Organisation, Dokumentenmanagement, Eigentümerversammlungen, Beiratskommunikation und Dienstleistersteuerung.
Digital vor Ort
Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Beschlüsse, Nachrichten und weitere Verwaltungsunterlagen werden über das Eigentümerportal bereitgestellt.
Digitale Prozesse verbinden wir mit persönlicher Betreuung, Eigentümerversammlungen und regelmäßiger Präsenz am Objekt.
Mehr im Grundhonorar
Bei der Wahl einer Hausverwaltung zählt nicht nur die monatliche Grundvergütung. Entscheidend ist auch, welche regelmäßig benötigten Leistungen bereits enthalten sind.
Viele Leistungen, die häufig gesondert berechnet werden, sind bei EIGENTUM-DIREKT bereits mit dem Grundhonorar abgegolten.
Im Grundhonorar bereits enthalten
- Zwei Eigentümerversammlungen pro Jahr
- Keine Abendzuschläge für Eigentümerversammlungen
- Keine pauschale zeitliche Begrenzung der Versammlungen
- Zwei dokumentierte Objektbegehungen pro Jahr
- Zwei Teilnahmen an Beiratssitzungen pro Jahr
- Ein Umlaufbeschlussverfahren pro Jahr
- Keine gesonderte Übernahmegebühr für die Einrichtung der Verwaltung und die reguläre Unterlagenübernahme
- Digitale Einführungsveranstaltung für Eigentümer und Beirat zum Verwaltungsbeginn
- Abwicklung von Sonderumlagen
- Führung zusätzlich beschlossener Rücklagen
- Bescheinigungen nach § 35a EStG
- Eindeutige Kennzeichnung der grundsätzlich auf Mieter umlagefähigen Kosten in der Jahresabrechnung
- Unterstützung bei geeigneten Fördermittelanträgen
- Beiratshaftpflichtversicherung für bis zu drei Beiratsmitglieder
- Viermal jährlich aktuelle Fachinformationen für Verwaltungsbeiräte
- Eigentümerportal und digitale Schadensmeldung
Was wir für Ihre Gemeinschaft übernehmen
Zwei dokumentierte Objektbegehungen pro Jahr sind im Grundhonorar enthalten.
Kaufmännische Verwaltung
- Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht
- laufende Buchhaltung und Zahlungsverkehr
- Verwaltung der Erhaltungsrücklage
- Prüfung und Buchung von Rechnungen
- Überwachung und Einziehung offener Hausgeldforderungen
Die Jahresabrechnung wird vertraglich bis spätestens Ende Juni des Folgejahres erstellt, sofern die erforderlichen externen Abrechnungsgrundlagen rechtzeitig vorliegen.
Wesentliche Versicherungs-, Energie- und Dienstleistungsverträge prüfen wir bei erkennbarem Anpassungsbedarf auf wirtschaftliche Alternativen.
Technische Verwaltung
- zwei dokumentierte Objektbegehungen pro Jahr
- Überwachung objektrelevanter Wartungs- und Prüfpflichten
- Bearbeitung von Schäden und technischen Meldungen
- Einholung und Vergleich geeigneter Angebote
- Vorbereitung und Begleitung beschlossener Erhaltungsmaßnahmen
Veranlassung erforderlicher Erstmaßnahmen bei akuten Schäden sowie Koordination mit Versicherern, Fachbetrieben und Sachverständigen
Bei technisch anspruchsvollen Vorhaben werden geeignete Fachplaner, Ingenieure oder Sachverständige eingebunden. EIGENTUM-DIREKT begleitet die Maßnahmen aus Sicht der Gemeinschaft, ersetzt aber keine fachtechnische Planung oder Abnahme.
Organisatorische Verwaltung
- Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen
- verständliche Vorbereitung von Beschlussvorschlägen
- Erstellung der Niederschrift und Führung der Beschlusssammlung
- Nachverfolgung gefasster Beschlüsse
- Kommunikation mit Eigentümern und Verwaltungsbeirat
Eigentümerversammlungen können in Präsenz, hybrid oder vollständig virtuell durchgeführt werden. Eine virtuelle Versammlung wird angeboten, wenn die Gemeinschaft dies entsprechend beschlossen hat.
Einfacher für Eigentümer und Verwaltungsbeirat
Für Eigentümer
Eigentümer sollen nicht ständig nachfragen müssen, ob ein Vorgang bearbeitet wurde oder wo eine Unterlage zu finden ist.
Wichtige Informationen werden aktiv kommuniziert. Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Beschlüsse, Termine und weitere Unterlagen stehen im Eigentümerportal bereit.
Anliegen können telefonisch, per E-Mail, über das Portal, das Kontaktformular oder auf dem Postweg übermittelt werden. Telefonische Nachrichten werden als Textmeldung erfasst, nach Dringlichkeit eingeordnet und weiterverfolgt.
Schadens- und Notfallmeldungen sind telefonisch und über das Portal rund um die Uhr möglich. Die Bearbeitung richtet sich nach Dringlichkeit und Schadensrisiko.
Für den Verwaltungsbeirat
Der Verwaltungsbeirat soll die Verwaltung unterstützen und kontrollieren, aber nicht deren operative Aufgaben übernehmen müssen.
EIGENTUM-DIREKT bietet dem Beirat insbesondere:
- Einsicht in relevante Rechnungen und Unterlagen
- Vorbereitung der Rechnungsprüfung
- Abstimmung wesentlicher Vorgänge
- zwei Teilnahmen an Beiratssitzungen pro Jahr
- gemeinsame Objektbegehungen nach Abstimmung
- viermal jährlich aktuelle Fachinformationen
- Beiratshaftpflichtversicherung für bis zu drei Mitglieder
Gemeinschaftsgelder unter klarer Kontrolle
Sämtliche Bankkonten werden auf den Namen der jeweiligen Gemeinschaft der Wohnungseigentümer geführt.
Die Erhaltungsrücklage wird unter Berücksichtigung von Liquiditätsbedarf, geplanten Maßnahmen und Zinssituation sicherheitsorientiert verwaltet, in der Regel über geeignete Tagesgeldkonten.
Bei Buchungen und Zahlungen gilt ein systemgestütztes Vier-Augen-Prinzip: Ein Geschäftsführer prüft die Rechnung und bereitet die Zahlung im System vor. Der zweite Geschäftsführer kontrolliert den Vorgang und erteilt anschließend die Zahlungsfreigabe.
Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe werden dadurch nicht bei einer einzelnen Person gebündelt.
Klare Leistungen und transparente Vergütung
Die Grundvergütung richtet sich unter anderem nach der Zahl der Einheiten mit eigenen Grundbüchern, dem Gebäudealter, dem technischen Zustand, besonderen Einrichtungen und dem zu erwartenden Verwaltungsaufwand.
Besondere Tätigkeiten außerhalb der laufenden Regelverwaltung können nach den Vereinbarungen des Verwaltervertrags gesondert vergütet werden. Dazu gehören beispielsweise größere Baumaßnahmen, Großschäden, weitere Eigentümerversammlungen ab der dritten Versammlung pro Kalenderjahr, weitere Beiratssitzungen ab der dritten, weitere Umlaufbeschlussverfahren ab dem zweiten oder die umfangreiche Aufarbeitung fehlender Altunterlagen.
Die reguläre Vertragslaufzeit beträgt zwei Jahre. Während der laufenden Vertragsperiode erfolgt keine automatische inflationsbedingte Anpassung der Grundvergütung.
Fragen und Antworten zu unserer Verwaltung
Sie möchten genauer wissen, wie EIGENTUM-DIREKT einzelne Leistungen umsetzt?
In unserem Q&A beantworten wir typische Fragen zu Verwaltervertrag, Eigentümerversammlungen, Zusammenarbeit mit dem Beirat, Jahresabrechnung, Kontenführung und Versicherungsschutz.
Antworten auf typische Fragen von Eigentümern und Verwaltungsbeiräten
Für unterschiedliche Gemeinschaften
Bestehende WEG
Bei einem Verwalterwechsel fordern wir nach unserer Bestellung die erforderlichen Verwaltungsunterlagen strukturiert bei der bisherigen Verwaltung an.
Offene Vorgänge, Fristen und laufende Maßnahmen werden erfasst, damit wichtige Informationen beim Übergang möglichst nicht verloren gehen.
Kleinere und verwalterlose Gemeinschaften
Auch Wohnungseigentümergemeinschaften ohne eine bisherige externe Verwaltung können von einer professionellen WEG-Verwaltung profitieren.
Für kleinere WEGs können Leistungsumfang und Grundvergütung an den tatsächlichen Verwaltungsbedarf und die Entfernung zum Objekt angepasst werden.
Erstverwaltung für Bauträger
EIGENTUM-DIREKT unterstützt Bauträger bei der Erstverwaltung neu gegründeter Wohnungseigentümergemeinschaften.
Dazu gehören insbesondere die strukturierte Übernahme der Verwaltungsunterlagen, die Einrichtung der kaufmännischen Abläufe und die Erfassung bekannter Mängel- und Gewährleistungsthemen.
Ergänzende Leistungen: Eine Sondereigentumsverwaltung oder Unterstützung bei der Immobilienvermittlung im Rahmen einer WEG-Verwaltung kann gesondert vereinbart werden. Der klare Schwerpunkt von EIGENTUM-DIREKT bleibt die WEG-Verwaltung.
Erstgespräch zur WEG-Verwaltung
In einem kostenfreien telefonischen Erstgespräch von etwa 15 Minuten klären wir die wichtigsten Eckdaten Ihrer Gemeinschaft.
Ein verbindliches Angebot erstellen wir nach:
- dem telefonischen Erstgespräch
- der Prüfung grundlegender Informationen und Unterlagen
- einer Besichtigung des Objekts
- der Einschätzung, ob die Erwartungen der Gemeinschaft und unsere Arbeitsweise zusammenpassen
Das telefonische Erstgespräch, die grundlegende Vorprüfung und die Objektbesichtigung vor der Angebotsabgabe werden nicht gesondert berechnet.
Kontakt
Unser Firmensitz ist im Stuttgarter Engineering Park (STEP), Curiestraße 2 in Stuttgart-Vaihingen.
Für den Erstkontakt empfehlen wir Ihnen dieses Kontaktformular.
Selbstverständlich können Sie uns aber auch telefonisch unter der Telefonnummer +49 711 23438130 oder über die E-Mail info@eigentum-direkt.de erreichen.