Hausverwaltung wechseln mit EIGENTUM-DIREKT
Ein Verwalterwechsel beginnt nicht bei jeder Gemeinschaft an derselben Stelle. Entscheidend ist, ob die bisherige professionelle Verwaltung regulär ausläuft, ein vorzeitiger Wechsel geplant ist, ein Eigentümer zum Verwalter bestellt wurde oder derzeit kein Verwalter bestellt ist.
EIGENTUM-DIREKT erfasst zunächst die Ausgangslage. Anschließend stimmen wir die erforderlichen Schritte, den vorgesehenen Verwaltungsbeginn und die spätere Unterlagenübernahme mit der Gemeinschaft ab.
Unser Ziel ist ein klar vorbereiteter Wechsel, bei dem wichtige Unterlagen, Informationen, Fristen und laufende Vorgänge möglichst vollständig in die neue Verwaltung übernommen werden.
Sie entscheiden über den Wechsel. Wir bereiten ihn strukturiert vor und organisieren die Übernahme.
EIGENTUM-DIREKT stimmt die Ausgangslage und die Übernahme mit der Gemeinschaft ab.
Ihre Ausgangslage bestimmt den Wechselprozess
Wechsel zum regulären Ende der bisherigen Verwaltung
Die bisherige professionelle Verwaltung ist noch tätig. Ihre Bestellung beziehungsweise ihr Verwaltervertrag endet jedoch in absehbarer Zeit; eine Verlängerung ist nicht vorgesehen.
Dieser Wechsel kann frühzeitig vorbereitet werden. Gemeinsam klären wir insbesondere:
- wann die bisherige Verwaltung endet,
- wann EIGENTUM-DIREKT beginnen soll,
- wann die erforderliche Eigentümerversammlung stattfinden kann,
- welche Unterlagen für Prüfung und Angebot benötigt werden,
- und wie die spätere Übergabe zeitlich organisiert wird.
Bestellung und Vertragsbeginn von EIGENTUM-DIREKT werden so auf das Ende der bisherigen Verwaltung abgestimmt, dass möglichst keine unklare oder verwalterlose Zwischenphase entsteht.
Nach unserer Bestellung nehmen wir Kontakt mit der bisherigen Verwaltung auf und koordinieren die reguläre Übergabe der Verwaltungsunterlagen.
Wechsel vor dem regulären Vertragsende
Soll EIGENTUM-DIREKT bereits vor dem ursprünglich vorgesehenen Vertragsende übernehmen, müssen die bisherige Bestellung, der bestehende Verwaltervertrag und der gewünschte Wechselzeitpunkt aufeinander abgestimmt werden.
Wir nehmen die vorhandenen Angaben auf und unterstützen bei der Vorbereitung der nächsten Schritte. Dazu gehören insbesondere:
- Ermittlung der bestehenden Bestellungs- und Vertragslaufzeiten,
- Festlegung des angestrebten Wechselzeitpunkts,
- Abstimmung eines möglichen Verwaltungsbeginns,
- Vorbereitung der Bestellung und Beauftragung von EIGENTUM-DIREKT,
- und Planung der späteren Unterlagenübernahme.
Die Gemeinschaft entscheidet über die Abberufung der bisherigen Verwaltung sowie die Bestellung und Beauftragung von EIGENTUM-DIREKT.
Ein Verwalter kann jederzeit abberufen werden. Der bestehende Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Daraus folgt jedoch nicht zwingend, dass sämtliche Vertrags- und Vergütungsfragen bereits mit der Abberufung erledigt sind. Die konkrete Vertragslage muss deshalb im Einzelfall berücksichtigt werden.
Ist darüber hinaus eine individuelle rechtliche Prüfung erforderlich, empfehlen wir die Einbindung eines entsprechend befugten Rechtsanwalts.
Wechsel aus einer Eigentümerverwaltung
Hier ist die Gemeinschaft nicht verwalterlos. Ein Wohnungseigentümer wurde formal zum Verwalter bestellt und hat die Verwaltungsaufgaben bisher selbst übernommen.
EIGENTUM-DIREKT stimmt mit der Gemeinschaft und dem Eigentümerverwalter ab, wie dessen Tätigkeit beendet und die professionelle Verwaltung eingerichtet werden soll.
Dabei werden insbesondere die bisher beim Eigentümerverwalter geführten Unterlagen, Konten, Vollmachten, Beschlüsse und offenen Vorgänge in eine geordnete Verwaltungsstruktur überführt.
Wechsel aus der Verwalterlosigkeit
Besteht kein bestellter Verwalter, wird die Gemeinschaft grundsätzlich gemeinschaftlich durch die Wohnungseigentümer vertreten. Die Gemeinschaft muss die Bestellung einer neuen Verwaltung selbst in die Wege leiten.
EIGENTUM-DIREKT klärt mit den Ansprechpartnern der Gemeinschaft die Ausgangslage, stellt die für ein Angebot benötigten Informationen zusammen und unterstützt bei der Vorbereitung der Bestellung.
Fehlt ein Verwalter, kann die Eigentümerversammlung unter anderem durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden.
So begleitet EIGENTUM-DIREKT den Verwalterwechsel
1. Ausgangslage klären
In einem kostenfreien telefonischen Erstgespräch klären wir:
- wie die Gemeinschaft derzeit verwaltet wird,
- wann die bisherige Verwaltung endet oder beendet werden soll,
- welcher Verwaltungsbeginn gewünscht ist,
- welche besonderen Themen aktuell bestehen.
Dadurch lässt sich früh erkennen, welcher Wechselweg zur Gemeinschaft passt.
2. Gemeinschaft und Objekt kennenlernen
Für die erste Prüfung benötigen wir nur die wesentlichen Informationen und vorhandenen Unterlagen.
Dazu gehören insbesondere:
- Objektanschrift,
- Zahl der Einheiten mit eigenen Grundbüchern,
- Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung,
- letzte Jahresabrechnung,
- aktueller Wirtschaftsplan,
- Vermögensbericht,
- Beschlusssammlung,
- bekannte offene Forderungen,
- bekannte Schäden und größere Maßnahmen.
Vor Abgabe eines verbindlichen Angebots besichtigen wir das Objekt.
3. Angebot und Verwaltungsbeginn abstimmen
Auf Grundlage der Ausgangslage, der vorhandenen Unterlagen und der Objektbesichtigung erstellen wir ein Verwaltungsangebot.
Dabei stimmen wir insbesondere ab:
- Leistungsumfang,
- Vergütung,
- Vertragslaufzeit,
- vorgesehenen Verwaltungsbeginn,
- Besonderheiten der Übernahme.
Das telefonische Erstgespräch, die grundlegende Vorprüfung und die Objektbesichtigung vor der Angebotsabgabe werden nicht gesondert berechnet.
4. Bestellung und Beauftragung vorbereiten
EIGENTUM-DIREKT stellt die erforderlichen Informationen zum Angebot, zum Verwaltervertrag und zum vorgesehenen Verwaltungsbeginn bereit.
Wir unterstützen bei der Vorbereitung der Beschlussvorschläge für unsere Bestellung, die Genehmigung des Verwaltervertrags und die Ermächtigung zu seiner Unterzeichnung.
Die Entscheidung und Beschlussfassung bleiben Aufgabe der Eigentümergemeinschaft.
5. Verwaltungsunterlagen übernehmen
Nach unserer Bestellung nehmen wir Kontakt mit der bisherigen Verwaltung beziehungsweise dem bisherigen Eigentümerverwalter auf.
Wir fordern die Verwaltungsunterlagen anhand einer strukturierten Übergabeliste an, koordinieren die Übergabe und dokumentieren, welche Unterlagen und Zugänge bereitgestellt wurden.
6. Arbeitsfähig in die neue Verwaltung starten
Die Übernahme ist nicht mit der Entgegennahme von Akten abgeschlossen.
Wir erfassen die übernommenen Informationen, richten die Verwaltungs- und Kommunikationswege ein und verschaffen uns einen Überblick über dringende und laufende Vorgänge.
Die Eigentümer erhalten anschließend die notwendigen Informationen zum Verwaltungsbeginn und zum Eigentümerportal.
Damit bei der Übergabe nichts Wesentliches verloren geht
Verwaltungsunterlagen
Wir fordern insbesondere die für die Verwaltung erforderlichen Unterlagen und Zugänge an:
- Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung,
- Beschlusssammlung und Versammlungsunterlagen,
- Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne,
- Konto- und Buchhaltungsunterlagen,
- Verträge und Versicherungsunterlagen,
- Eigentümer- und Objektdaten,
- technische Unterlagen,
- Wartungs- und Prüfunterlagen.
Fehlende Unterlagen werden konsequent nachgefordert.
Können dringend erforderliche Dokumente nicht mehr übergeben werden, prüfen wir, welche Unterlagen neu beschafft oder rekonstruiert werden müssen. Externe Beschaffungskosten trägt die Gemeinschaft.
Offene Vorgänge und Fristen
Neben den Unterlagen erfassen wir insbesondere:
- noch nicht umgesetzte Beschlüsse,
- laufende Instandhaltungsmaßnahmen,
- Schäden und Versicherungsfälle,
- offene Rechnungen und Forderungen,
- Hausgeldrückstände,
- laufende Verträge,
- anstehende Wartungen und Prüfungen,
- anwaltlich oder gerichtlich bearbeitete Vorgänge,
- bekannte Fristen und offene Entscheidungen.
Dadurch soll nicht nur eine Aktenübergabe erfolgen, sondern ein möglichst arbeitsfähiger Start der neuen Verwaltung.
Was wir für die Vorbereitung benötigen
Die Entscheidung über die neue Verwaltung bleibt bei den Wohnungseigentümern. Der organisatorische Aufwand für Eigentümer und Beirat soll dabei überschaubar bleiben.
Für die Vorbereitung benötigen wir lediglich:
- einen Ansprechpartner aus Gemeinschaft oder Beirat,
- die vorhandenen grundlegenden Objektinformationen,
- die Möglichkeit einer Objektbesichtigung,
- die erforderlichen Beschlüsse über Bestellung und Verwaltervertrag.
EIGENTUM-DIREKT bereitet die eigenen Angebots- und Vertragsunterlagen vor, stimmt den vorgesehenen Verwaltungsbeginn ab und organisiert nach der Bestellung die Übernahme mit der bisherigen Verwaltung.
Nach dem Wechsel
Nach dem Verwaltungsbeginn übernimmt EIGENTUM-DIREKT die kaufmännische, technische und organisatorische Verwaltung der Gemeinschaft.
Welche Leistungen und Mehrwerte bereits im Grundhonorar enthalten sind, erfahren Sie auf unserer Leistungsseite.
Verwalterwechsel mit uns besprechen
In einem kostenfreien telefonischen Erstgespräch von etwa 15 Minuten klären wir die Ausgangslage Ihrer Gemeinschaft und den gewünschten Wechselzeitpunkt.
Ein verbindliches Angebot erstellen wir nach der Prüfung grundlegender Informationen und einer Besichtigung des Objekts.
Kontakt
Unser Firmensitz ist im Stuttgarter Engineering Park (STEP), Curiestraße 2 in Stuttgart-Vaihingen.
Für den Erstkontakt empfehlen wir Ihnen dieses Kontaktformular.
Selbstverständlich können Sie uns aber auch telefonisch unter der Telefonnummer +49 711 23438130 oder über die E-Mail info@eigentum-direkt.de erreichen.